Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PRICAP S.A.S. (ELLIPSE®)

POLÍTICA MARCO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Responsable del Tratamiento

PRICAP S.A.S., identificada con NIT 900648300-1, con domicilio en Medellin, Antioquia (en adelante, la “Compañía”), actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales en los términos del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.

2. Canal de contacto para asuntos de Protección de Datos

Los Titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados podrán presentar consultas, reclamos, quejas y solicitudes relacionadas con sus Datos Personales, incluyendo actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización cuando proceda, a través de los siguientes medios:

• Oficina: Carrera 49 # 16 14, Medellin, Antioquia, de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

• Correo electrónico: administracion@ellipselingerie.com

•. Sitio web: www.ellipselingerie.com, enlace “Contacto”.

• Teléfono: +(57) 3125457490

El área de cumplimiento de la Compañía coordinará la atención de las consultas, reclamos, quejas y solicitudes de los Titulares, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a las áreas que intervengan en cada Tratamiento.

3. Ámbito de aplicación y Titulares

Esta Política aplica a los Datos Personales tratados por la Compañía respecto de clientes, usuarios, proveedores, contratistas, aspirantes, empleados, exempleados y terceros en general, incluidos referidos, visitantes de canales digitales o tiendas físicas, participantes en eventos, candidatos comerciales, aliados y modelos, entre otros, cuando la Compañía realice Tratamiento de sus Datos Personales. Cuando se trate de empleados y aspirantes, esta Política se complementa con el Anexo Particular para Aspirantes y Empleados, que forma parte integral de este documento.

4. Categorías de Datos Personales

Según la categoría del Titular y el canal de relacionamiento, la Compañía podrá tratar, cuando sean pertinentes y necesarios para la finalidad correspondiente, los siguientes Datos Personales:

• Datos de identificación y contacto: nombres, tipo y número de documento, dirección, teléfono, correo electrónico y ciudad.

• Datos comerciales y transaccionales: historial de compras o ventas, condiciones comerciales y facturación.

• Datos de preferencias de producto: tallas, preferencias de talla y medidas corporales suministradas voluntariamente por el Titular para fines de asesoría de compra, guías de tallas o herramientas de recomendación de producto.

• Datos financieros: información bancaria, referencias comerciales y otra información necesaria para pagos, crédito o cartera, cuando aplique.

• Datos derivados del uso de canales digitales: interacciones con sitios web, aplicaciones, redes sociales o campañas de mercadeo.

• Datos laborales y profesionales: hoja de vida, formación académica, referencias laborales y experiencia, cuando correspondan.

• Datos sensibles, únicamente cuando sean pertinentes y necesarios para una finalidad legítima y su Tratamiento resulte procedente conforme a la legislación aplicable, con medidas reforzadas de protección.

• Datos de niños, niñas y adolescentes, únicamente cuando su Tratamiento resulte procedente conforme a la legislación aplicable, atendiendo su interés superior y sus derechos fundamentales.

5. Tratamiento, principios, seguridad y confidencialidad

La Compañía realizará el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con las finalidades informadas al Titular, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, y las demás disposiciones aplicables.

La Compañía adoptará medidas técnicas, tecnológicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o Tratamiento no autorizado o fraudulento.

La Compañía procurará que el Tratamiento sea pertinente, proporcional, idóneo, necesario y razonable frente a la finalidad que lo justifica. El uso de herramientas analíticas o de inteligencia artificial no habilita por sí mismo nuevas finalidades ni autoriza tratamientos incompatibles con la finalidad informada y con la legislación aplicable.

Las personas que intervengan en el Tratamiento y que, por razón de sus funciones, tengan acceso a Datos Personales estarán sujetas al deber de confidencialidad, incluso después de terminada su relación con la Compañía, cuando corresponda.

6. Finalidades del Tratamiento

6.1 Clientes

• Procesar pedidos, cotizaciones, ventas y servicios posventa en canales físicos y virtuales.

• Facturar y gestionar garantías, devoluciones, cambios, reclamaciones, peticiones, quejas, solicitudes y sugerencias.

• Evaluar la calidad de productos y servicios y prestar acompañamiento al cliente.

• Gestionar cartera y, cuando corresponda y exista fundamento legal, consultar o reportar información ante operadores de información.

• Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.

• Realizar prevención del fraude, debida diligencia y gestión de riesgos, incluido SARLAFT cuando resulte aplicable.

6.2 Proveedores y contratistas

• Gestionar compras, contratación, suministro y prestación de servicios.

• Verificar condiciones contractuales y gestionar pagos.

• Evaluar la calidad de bienes y servicios.

• Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales y de reporte.

• Gestionar, cuando corresponda, aspectos de seguridad y salud en el trabajo y obligaciones del Sistema de Seguridad Social.

• Realizar debida diligencia, prevención del fraude y gestión de riesgos, incluido SARLAFT cuando resulte aplicable.

6.3 Aspirantes y empleados

Los tratamientos específicos relacionados con selección, vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral, seguridad social, nómina, seguridad y salud en el trabajo, control de acceso, seguridad, bienestar y conservación del expediente laboral se desarrollan en el Anexo Particular.

6.4 Terceros en general

Gestionar la relación específica para la cual fueron contactados o vinculados con la Compañía, incluyendo eventos, actividades comerciales, prestación de servicios, aliados y modelos.

Cuando la Compañía contrate o vincule modelos para catálogos, campañas publicitarias, empaques o contenido en canales digitales, el uso de su imagen se regirá por la autorización de uso de imagen suscrita para dicho fin, la cual es independiente y complementaria a la presente Política y no sustituye, cuando aplique, la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.5 Finalidades comunes

• Prevenir y detectar fraude y otras conductas ilícitas.

• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, judiciales y administrativas.

• Atender requerimientos de autoridades competentes.

• Gestionar riesgos y realizar debida diligencia.

• Administrar y proteger sistemas, aplicaciones, instalaciones y activos de la Compañía.

• Gestionar comunicaciones relacionadas con la relación existente con el Titular.

7. Mercadeo, publicidad y comunicaciones comerciales

Las finalidades de mercadeo y publicidad son independientes de aquellas necesarias para ejecutar la compra, venta, suministro, servicio o contrato correspondiente. Cuando la legislación exija autorización para estas finalidades, la Compañía la solicitará de manera separada, previa, expresa e informada. La negativa o revocatoria de la autorización para mercadeo no afectará los Tratamientos que sean necesarios para la relación correspondiente, ni las obligaciones legales o contractuales de conservación. Las finalidades de mercadeo y publicidad son las siguientes:

• Enviar boletines, publicidad, promociones, lanzamientos e información sobre productos y servicios propios o de terceros aliados.

• Invitar a eventos y actividades comerciales o académicas relacionadas con las actividades de la Compañía.

• Realizar encuestas de calidad y satisfacción.

• Realizar segmentación y análisis de preferencias de compra o consumo con fines de mercadeo, estudios y medición de mercados, dentro de los límites legales.

• Contactar clientes activos e inactivos mediante los canales autorizados.

Los canales podrán incluir correo electrónico, SMS, WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería, llamadas telefónicas, redes sociales y notificaciones en plataformas digitales. El Titular podrá retirar su autorización para uno, varios o todos los canales de mercadeo mediante los canales establecidos por la Compañía.

8. Datos sensibles

La Compañía tratará Datos Sensibles únicamente cuando sean pertinentes y necesarios para una finalidad legítima y su Tratamiento resulte procedente conforme a la legislación aplicable. Cuando el consentimiento sea requerido, se solicitará de manera previa, expresa e informada y se informará al Titular sobre el carácter facultativo de entregar los datos sensibles.

En el ámbito laboral pueden existir tratamientos de información relacionada con salud ocupacional, datos biométricos u otros datos sensibles cuando sean necesarios para finalidades legítimas y legalmente procedentes.

Estos tratamientos se desarrollan en el Anexo Particular y estarán sujetos a medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

La Compañía limitará el acceso a información de salud a las personas que legítimamente deban conocerla y, cuando corresponda, gestionará la información médica bajo las reglas de reserva y confidencialidad aplicables, utilizando únicamente la información que resulte necesaria y legalmente procedente para las finalidades laborales.

9. Niños, niñas y adolescentes

La Compañía evitará recolectar y tratar Datos Personales de niños, niñas y adolescentes salvo que el Tratamiento resulte procedente conforme a la legislación aplicable. En los casos en que proceda, atenderá su interés superior y sus derechos fundamentales.

En canales digitales y tiendas físicas, la Compañía dirige sus productos y comunicaciones comerciales a personas mayores de edad. La creación de cuentas y la realización de compras en el sitio web están reservadas a mayores de edad.

Cuando la Compañía identifique que un Titular es menor de edad, únicamente tratará su información cuando ello resulte procedente conforme a la legislación aplicable y con las garantías que correspondan, y no dirigirá publicidad ni comunicaciones de mercadeo a menores de edad.

10. Encargados, terceros, transferencias y transmisiones

La Compañía podrá contratar terceros que actúen como Encargados o compartir información con terceros cuando resulte necesario para las finalidades informadas, la ejecución de relaciones contractuales, el cumplimiento de obligaciones legales o la prestación de servicios tecnológicos, administrativos, logísticos, financieros, de seguridad, marketing u otros relacionados.

• Proveedores de infraestructura tecnológica y almacenamiento en la nube.

• Pasarelas y procesadores de pago.

• Operadores logísticos y de mensajería.

• Agencias y plataformas de mercadeo digital.

• Proveedores de sistemas, software, comunicaciones, analítica y soporte tecnológico.

• Asesores legales, contables o de auditoría.

La Compañía mantendrá información actualizada sobre los terceros relevantes que intervengan en el Tratamiento y, cuando corresponda, sobre los países hacia los cuales se realicen transferencias o transmisiones internacionales. Esta información podrá ser consultada por los Titulares a través de los canales indicados en el numeral 2, dentro de los límites legales y de seguridad aplicables.

Cuando corresponda, la Compañía establecerá con los Encargados y terceros las obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado, finalidad y Tratamiento conforme a las instrucciones y condiciones aplicables.

Las transferencias o transmisiones nacionales o internacionales se realizarán de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables, verificando los requisitos que correspondan según la naturaleza de la operación y del receptor.

11. Derechos de los Titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.

• Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea la base del Tratamiento y no exista una excepción legal.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han infringido las normas aplicables, una vez agotado el trámite interno cuando ello sea legalmente exigible.

• Solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales cuando proceda y no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

• Acceder gratuitamente a sus Datos Personales objeto de Tratamiento, en los términos legales.

• Ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación aplicable.

12. Consultas, quejas, información y reclamos

El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados podrán presentar consultas, quejas, reclamos y solicitud de información, mediante los canales indicados en el numeral 2.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre e identificación del Titular.

• Descripción clara de la consulta o reclamo y, cuando corresponda, de los hechos que lo sustentan.

• Petición concreta.

• Datos de contacto para recibir la respuesta.

• Documentos que se quieran hacer valer como soporte, cuando correspondan.

• Acreditación de la representación o poder, cuando la solicitud sea presentada por un tercero.

La Compañía verificará la identidad del solicitante cuando corresponda y podrá requerir información adicional razonablemente necesaria para dicha verificación. Si el reclamo se presenta de manera incompleta, se requerirá al interesado para que subsane las deficiencias en los términos previstos por la legislación aplicable.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendida, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendido, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales, de conformidad con la legislación aplicable.

Las solicitudes de revocatoria o supresión estarán sujetas a los casos, condiciones y límites previstos en la ley, incluyendo aquellos eventos en los que exista un deber legal o contractual de conservar la información.

13. Conservación

Los Datos Personales se conservarán durante el período necesario y razonable para cumplir las finalidades correspondientes y, posteriormente, durante los períodos en que exista una obligación legal, contractual, contable, tributaria, laboral, de seguridad social, judicial o administrativa de conservación, o mientras puedan derivarse responsabilidades para la Compañía. Cumplido el período aplicable, la información será suprimida, anonimizada o gestionada conforme a las reglas internas de conservación y disposición de información.

La Compañía establecerá y mantendrá criterios internos de conservación y eliminación de información de acuerdo con las categorías de datos, finalidades y obligaciones aplicables.

14. Videovigilancia en instalaciones de la Compañía

Cuando la Compañía utilice cámaras de videovigilancia en tiendas, oficinas, bodegas u otras instalaciones, las imágenes se tratarán con el fin de proteger personas, instalaciones y activos, prevenir y detectar incidentes de seguridad o hurto, investigar hechos de seguridad y atender requerimientos de autoridades competentes.

La Compañía informará al público mediante avisos visibles en los lugares monitoreados. No instalará cámaras de videovigilancia dentro de vestidores, salas de prueba ni otros espacios destinados a la privacidad de clientes o colaboradores.

Las imágenes se conservarán durante el período razonablemente necesario para las finalidades indicadas o durante el período exigido por la ley. Cuando una grabación sea necesaria para atender un incidente, reclamación, investigación o actuación de autoridad, podrá conservarse durante el tiempo necesario para ese propósito, con acceso restringido al personal autorizado.

15. Registro Nacional de Bases de Datos y responsable interno

La Compañía inscribirá sus Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté legalmente obligada a ello, y mantendrá dicha inscripción actualizada conforme a las disposiciones aplicables.

El área de Cumplimiento de la Compañía coordinará la aplicación de esta Política, la atención de las solicitudes de los Titulares y el seguimiento de las obligaciones internas relacionadas con protección de Datos Personales, con apoyo de las áreas responsables de cada proceso y de los Encargados que correspondan.

La Compañía mantendrá los procedimientos, registros y evidencias que resulten necesarios para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de Datos Personales.

16. Gestión de incidentes de seguridad

En caso de que se presenten incidentes de seguridad que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales, la Compañía adoptará medidas razonables de contención, investigación y remediación y, cuando corresponda, realizará las comunicaciones o reportes a la Superintendencia de Industria y Comercio, a los Titulares afectados u otras autoridades dentro de los términos y condiciones legalmente aplicables.

17. Vigencia y modificaciones

La presente Política rige a partir de la fecha de entrada en vigencia indicada en el control documental. La Compañía podrá modificarla para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, tecnológicos, operativos o a nuevas prácticas de Tratamiento. Las modificaciones serán puestas a disposición de los Titulares por los medios aplicables, indicando su fecha de entrada en vigencia.

18. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento cuando sea requerido por la legislación aplicable.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, en los términos de la legislación aplicable.

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: Tratamiento que implica el envío de Datos Personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

CONTROL DOCUMENTAL

Responsable: PRICAP S.A.S. – NIT 900648300-1

Domicilio: Medellin, Antioquia

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